Utdanning nr. 15 - 2016

Juss

Lov og rett

Henriette Cecilie S. Breilid advokatfullmektig i Raugland Advokatene

FOTO INGERSTENVOLL

Omfattende regler om innsyn

«Generelt har alle i utgangs- punktet rett til innsyn i forvaltningens saksdokumen- ter, journaler og liknende registre etter offentlighets- loven.»

Visste du at bokstavelig talt «alle» i utgangspunktet har rett til å få innsyn i offentlige saksdokumenter? Det spiller faktisk ingen rolle om du er utlending, innlending, gammel, ung eller representerer en juridisk person. Mange er kanskje ikke klar over hvor omfattende reglene om innsyn faktisk er. Det er viktig å være kjent med regelverket som regulerer inn- synsretten for deg som privatperson, for deg som er offentlig ansatt og ikke minst for deg som representerer en offentlig virksomhet. Reglene om innsynsretten ivaretar nemlig prinsipi- elle verdier som kontradiksjon, personvern og en åpen og gjen- nomsiktig offentlig virksomhet. Personopplysningsloven, forvaltningsloven og offentlighets- loven er de mest sentrale lovene som regulerer innsynsretten. Personopplysningsloven paragraf 18 gir enhver rett til å vite hva slags behandling av personopplysninger den behandlings- ansvarlige foretar. Den som ber om innsyn, kan kreve å få opp- lyst hvilke sikkerhetstiltak som er iverksatt for å forhindre at personopplysninger kan komme på avveie. Blant annet kan man påberope seg innsynsretten etter personopplysningsloven hvis man ønsker informasjon om hvilke opplysninger din arbeidsgi- ver har lagret om deg i personalmappen. I forbindelse med at forvaltningen skal fatte et enkeltvedtak, har partene rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18. Utgangspunktet er at partene kan kreve innsyn i alle dokumentene som inngår i forvaltningens vurderingsgrunnlag. Det er prinsippet om kontradiksjon som blir gjenspeilet i denne bestemmelsen. Imidlertid er det noen unn- tak. For eksempel har ikke en part krav på innsyn i dokumenter som er utarbeidet for forvaltnings egen saksforberedelse. I et offentlig ansettelsesforhold er det viktig å være opp- merksom på at blant annet advarsel normalt anses som et enkeltvedtak. De ansatte har derfor en rett til å få innsyn i alle

saksdokumentene som danner grunnlag for advarselen. Da forvaltningsloven har inntatt en teknologinøytral definisjon av «dokumenter», kan «saksdokumenter» også være en video, en SMS, et lydopptak med mer, såfremt dette har inngått i vurderingsgrunnlaget til arbeidsgiver, og at dette er en logisk avgrenset informasjonsmengde som arbeidsgiver har mottatt eller selv har opprettet. Offentlige arbeidsgivere bør også vurdere om en part har rett til innsyn i journaler og liknende registre i tillegg til saksdoku- menter, jf. offentlighetsloven. Dette kan for eksempel være dokumentkort som viser en oversikt over hvilke dokumenter som ligger i saken. Generelt har alle i utgangspunktet rett til innsyn i forvaltnin- gens saksdokumenter, journaler og liknende registre etter offentlighetsloven. Forvaltningsorganet har også en plikt til å vurdere om det skal gis innsyn i dokumenter/opplysninger selv om det er unntatt fra innsynskravet (prinsippet ommerinnsyn). Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksom- het er åpen og gjennomsiktig. Dette skal styrke informasjons- og ytringsfriheten, tilliten til det offentlig og rettssikkerheten til den enkelte. Det stilles svært strenge krav til saksbehandlingstiden ved behandling av saker som gjelder innsynsrett. Særlig gjør dette seg gjeldende hvis det har blitt fremmet et innsynskrav i for- bindelse med et enkeltvedtak. Hovedregelen er at innsynskrav skal avgjøres innen én til tre virkedager. Noe lengre saksbe- handlingstid kan tillates hvis det gjelder innsynskrav som reiser vanskelig problemstillinger eller hvor innsynskravet omfatter store mengder med dokumenter. Sivilombudsmannen påpeker viktigheten av at innsynssaker blir behandlet så raskt som praktisk mulig, også i perioder med ressursutfordringer, som for eksempel i sak 2016/482. Her var Fylkesmannens saksbehandlingstid på over tre måneder ikke akseptabel, og det ble presisert at ressursutfordringer i utgangspunktet ikke er unnskyldende.

55 | UTDANNING nr. 15/16. november 2016